Einige Tätigkeitsbereiche erfordern die Systematisierung von Waren, Produkten und Dokumenten. Die Kartei kann nicht nur in der Produktion verwendet werden. Zum Beispiel ist es nützlich für eine Person, die Briefmarken oder Münzen sammelt, oder für einen Blumenhändler. Im Allgemeinen überall dort, wo Sie unter einer Vielzahl von Objekten schnell das Richtige finden müssen.
Anweisungen
Schritt 1
Die in der Datei enthaltenen Informationen müssen unabhängig von der Größe des Datenspeichers leicht zugänglich sein. Unterteilen Sie daher das gesamte Volume in Blöcke, beispielsweise alphabetisch oder nach Datum. So finden Sie in kurzer Zeit die gewünschten Informationen (Karte).
Schritt 2
Alle Einträge in der Datei müssen sauber sein. Wenn die Namen beispielsweise von Hand geschrieben sind, sollten sie ohne Flecken verständlich sein, da dies das Auffinden der benötigten Informationen erschwert.
Schritt 3
Die Datei muss an einem dafür vorgesehenen Ort, beispielsweise in einem Regal, aufbewahrt werden. Die Kartons müssen der Größe der Karten entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Bestandsaufnahme der Inhalte machen, damit Sie nicht ständig unnötige Daten durchblättern müssen. Wenn die Daten aufgefüllt werden, geben Sie die Informationen in das Inventar ein.
Schritt 4
Suchzeichen, die in den Elementen der Kartei (Karten, Akten usw.) enthalten sind, müssen streng systematisiert werden. Handelt es sich beispielsweise um eine Kartei für Blumen, müssen die Suchzeichen ("Schlüssel") in allen Elementen gleich dargestellt werden. Erstellen Sie dazu ein "Skelett" des Suchelements.
Schritt 5
Nehmen wir an, Sie möchten eine Kartei Ihrer Blumen erstellen. Sie haben alle unterschiedliche Eigenschaften, bestehen jedoch aus einer Reihe identischer Elemente: Blütenstand, Stängel, Blatt, Wurzel usw. Dementsprechend müssen alle diese Elemente im "Skelett" enthalten sein. Zum Beispiel ist der Name "Sonnenblume", die Form des Blütenstandes ist "Rund", die Farbe ist "Gelb" usw.
Schritt 6
Jede Datensammlung sollte von einer „Suchkriterienliste“begleitet werden. In einem aus gewöhnlichen Karten bestehenden Archiv kann es sich um ein Textdokument handeln; für ein virtuelles Archivformular - eine Dropdown-Liste, aus der der Benutzer das gewünschte Zeichen auswählen kann. Wenn Sie einen elektronischen Aktenschrank führen, sollten Sie unbedingt eine Aufnahme auf einem Wechseldatenträger erstellen, da die Festplatte jederzeit durchbrennen kann.
